Ketterästi vai perinteisesti?

Projekti vai ei?

Yllä on otsikko, jonka työstäminen on osoittautunut tuskallisen työlääksi. Aiheesta puhuimme jo tammikuussa ja sitten kiireet iskivät päälle ja tässä ollaan. Mitään ei ole vielä paperilla.

Pitäisiköhän tästä tehdä projekti? Meillä olisi useampikin johtaja, joka sopisi johtoryhmäksi ja koordinaattoreita, jotka osaavat junailla aikatauluja, ja tietenkin asiantuntijoita, jotka osaisivat kirjoittaa, jos jostain löytyisi aikaa.

Onhan tämä vähän pieni projektiksi, mutta jospa projektoimalla saisi sille riittävästi painoarvoa niin, että joku oikeasti ottaisi sen työn alle. Ehkä voisimme hieman helpottaa johtoryhmien ja projektisuunnittelun osuutta, ettei tämä mene ihan pelkäksi byrokratiaksi.

Voisin tietenkin olla ketterä ja vain kirjoittaa sen. En kyselisi keneltäkään mitään vaan kirjoittaisin ja näyttäisin toisille vasta kun olen saanut jotain valmiiksi. Vai käykö tässä tavalliset eli lupaan kirjoittaa, mutten tee sitä – eikä kukaan muukaan kirjoita, koska minä lupasin tehdä sen.

Mietitäänpä hieman otsikon ydintä. Mihin ketteryys sopii ja milloin taas perinteisesti pääsee onnistuneesti perille. Yleensä aloitan Standish Groupista, jonka kyselyt ovat vuosi toisensa jälkeen osoittaneet, että IT-projektin keston ylittäessä puoli vuotta on todennäköisempää, että se lipsuu aikataulussa, budjetissaan ja/tai tavoitteessaan kuin, että se saavuttaa ne. Ketteryyttä taas suositellaan monimutkaisten tuotteiden kehitykseen. Sen kerrotaan osoittavan ylivertaisuutensa kun vaatimukset ja/tai tekninen toteutustapa ovat epäselviä. Toisaalta vaatimusten selkeys on yksi perinteistenkin projektien kriittisistä menestystekijöistä.

Osaaminen ja koordinaatiokaaos

Tämän artikkelin kirjoittamisen tavoite ja tekotapa on kuitenkin aika selvä. Miksi siis teen sitä ketterästi enkä tee tarkkaa projektisuunnitelmaa, liiketoiminta-analyysiä ja hyväksytä kaikkea johdolla ennen kuin aloitan? Uskon tietenkin, että tätä pitää hieman iteroida, mutta merkittävän peruste suoralle työn aloittamiselle on yksityiskohtaisen suunnittelun vaatiman suuri työmäärä. Saan jutun kirjoitettua nopeammin kuin projektisuunnitelman hyväksytyksi.

Onko minulla sitten kaikki tarvittava osaaminen? Tarvitsen markkinointiväen apua saadakseni juttuuni laadukkaan kuvituksen. Pitääkö minun nyt hoitaa itse tämänkin kun olen ketterä enkä kovin helposti saa huomiota kiireisiltä valokuvaajiltamme? Ketterät tiimithän ovat roolittomia. Pitäisikö minun sittenkin suunnitella koordinaatio eri asiantuntijoiden välillä tarkasti, jotta saan tarvittavan kuvituksen tehtyä ajoissa?

Olen puhunut paljon koordinaatiokaaoksesta ja tämä alkaa vaikuttaa siltä. Se on ihan kuin keittiöremontin teettäminen. Kaappeja ei voi asentaa ennen kuin putkimies on käynyt. Hän taas ei suostu tekemään sähkötöitä eikä kaappien asentaja kummankaan näiden hommia. Periaatteessa voisin suunnitella heille minuuttiaikataulun, mutta käytännössä he menevät aivan omia menojaan muiden työmaiden ja keittiöni välillä ilman, että minulla on toivoakaan saada heidät paikalle silloin kun haluan. Remontti olisi helpointa tehdä itse, jos luvanvaraiset työt saisi jotenkin hoidettua lain vaatimalla tavalla. Tällaisen jutun kirjoittamisessa ei sentään vielä vaadita lupia ja sertifikaatteja.

Motivaatio: raha vai intohimo?

Ketterät tiimit ovat itseohjautuvia ja niiden jäsenet ottavat itse tehtävänsä ilman työtä jakavaa projektipäällikköä. Suosittelisinko siis perinteistä työtapaa tilanteisiin, jossa tiimin jäseniltä puuttuu osaaminen ja motivaatio työhönsä vai onko tämä liian rumasti sanottu. On tietenkin totta, että Taylorismin kulta-aikoina 1800-luvun lopulla nimenomaan osaamisesta oli pula ja nälkä oli tehokkain motivoija. Mutta onko ajatus omia tavoitteitaan ajavista ohjelmistokehittäjistä, jotain jota esiintyy vain harvoissa avoimen lähdekoodin ideaaliprojekteissa? Voisiko sisäinen motivaatio toimia myös silloin kun projektilla on asiakkaita ja mukana on isoja firmoja?

Daniel Pink kertoo kirjassaan Drive, että perinteinen tulospalkkio-ohjattu motivaatio toimii silloin kun työ on mekaanista suorittamista kuten menneisyyden autotehtaissa. Jos kyse on vähäisestäkin älyllisestä suorituksesta, sisäinen motivaatio toimii paremmin. Loogista, eikö totta. Rahalla palkittu taidemaalari tai tuotesuunnittelija tekee vain sen verran kuin palkkion saamiseen vaaditaan. Todellista taidetta ja huipputuotteita syntyy vain intohimosta ja vuosikymmeniä hiotusta taidosta. Ero on siis siinä, että tiukasti aikataulutettuna saan kyllä jotain aikaiseksi, mutta tulos näyttää virkatyöltä myös lukijalle.

Riskit

Perinteinen projektisuunnittelu uskoo, että riskit kyetään välttämään tarkalla ennakkosuunnittelulla ja ketterä toimintatapa taas korostaa iteratiivisuutta, palautteen merkitystä ja kykyä reagoida riskeihin ja muutoksiin kun ne toteutuvat. Kyse on siis ennustettavuudesta ja riskien merkittävyydestä.

Perinteinen projektisuunnittelu sopii hyvin esimerkiksi talonrakennukseen, jossa lopputulos ja projektin eteneminen ovat kohtuullisen hyvin ennustettavissa ja jossa suunnitelman muuttamisen kustannus on suuri. Ajatellaanpa vaikka ydinvoimalatyömaata, jossa reaktorin kokoa pitäisi kasvattaa projektin loppuvaiheessa.

Monimutkaisten tuotteiden kuten ydinvoimaloiden, avaruuslentojen ja ohjelmistojen suunnittelussa käytetään aivan luonnostaan vaiheittaista lähestymistapaa. Vaaroja ja kustannuksia vältetään kehittämällä tuotetta pienissä osissa. Ensin kokeillaan miehittämätöntä lentoa maan ympäri, sitten lähetetään matkaan apina ja vasta sen jälkeen ihmisiä. Tämän jälkeen kokeillaan kiertää kuu ja vasta näiden onnistuneiden lentojen jälkeen miehistö laskeutui kuuhun.

Integraatioriski on tavallaan oma erikoistapauksensa. Perinteisissä projekteissa uskotaan että huolellisesti suunnitellut osat saadaan projektin lopussa sopimaan yhteen. Ketterät projektit taas vannovat jatkuvan integraation nimeen. Osat sopivat yhteen, koska yhteensopivuus varmistetaan koko ajan. Ketterä arkkitehtuuri on vastaus siihen, että myös osat, joita vasta suunnitellaan tai tuotetaan, saadaan sopimaan yhteen kokonaisuuden kanssa.

Kokonaisnäkemys

Perinteistä projektia puolustetaan usein myös sillä, että projektisuunnittelu saa aikaan kokonaisnäkemyksen asiaan liittyvistä töistä. Ketterä näkemys taas on, että karkea visiotasoinen kokonaisnäkemys riittää. Erona on siis suunnittelun tarkkuustaso.

Vertaamalla uutta projektia aikaisempiin on mahdollista saada aikaan kustannus- ja aikatauluarviot ilman yksityiskohtaista suunnittelua. Tarkkaa vaatimusmäärittelyä käytetäänkin usein vain siihen, että voidaan ratkaista kiistat siitä, mitä sisältyy sovittuun kiinteään hintaan.

Tarkalla ennakkosuunnittelulla on hintansa. Projektin käynnistyminen viivästyy ja vaiheistus pidentää aikataulua. Liian aikaisin jäädytetyt vaatimukset tuottavat liiketoiminnan kannalta huonoja ratkaisuja. Eikä halvalla kiinteällä hinnalla ostettu projekti ole kokonaistaloudellinen.

Suuret projektit

Koordinaatio on ydinkysymys isoissa projekteissa etenkin silloin kun se on maantieteellisesti hajautettu. Olennaista on tunnistaa riippuvuudet ja ratkaista, miten tarvittava yhteistyö hoidetaan.

Suurissa perinteisissä projekteissa organisaatio koostuu työvaiheittain erikoistuneista tiimeistä, jotka suunnittelevat, toteuttavat ja testaavat rakennettavaa tuotetta. Työvaiheista muodostuu helposti siiloja, joiden väleihin syntyy aukkoja. Edellä kuvatun koordinaatiokaaoksen hallintaan tarvitaan kokonaisia projektitoimistoja.

Ketterä lähestymistapa on osittaa kehitettävä tuote osiin ja teettää kukin osa tiimillä, joka on siitä kokonaisvastuussa. Autoteollisuuteen sovitettuna tämä tarkoittaa sitä, että yksi tiimi suunnittelee auton istuimia, toinen moottoreita, kolmas renkaita ja niin edelleen. Osien yhteensopivuuden varmistamiseen tarvitaan jatkuvan integraation lisäksi neuvotteluja ja sopimuksia, mutta niiden työmäärä on vaihejakomallin mukaista työmäärää pienempi.

Lopuksi

Tässähän tämä nyt on. Kirjoitin kun minulta löytyi aikaa ja innostusta. Seuraavaksi joku toivottavasti kuvittaa ja julkaisee tämän.  Omasta blogistani leandeveloper.wordress.com tämä löytyy jo nyt.

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s